こんにちは、
中村ゆずる(@yuzuru098)です。

「税理士や記帳代行会社に頼むと、お金がかかるから…。記帳業務は社内でやるよ」
「事務作業は苦手だから、何もかも全部丸投げだよ。任せてるから大丈夫」

記帳(経理)業務に対する考え方ほど経営者の価値観が分かれるものはないのではないかと思うほど、記帳業務に関してはいろいろな評価を耳にします。

余計な(?)出費を減らすため、意地でも社内でやりたがる社長!社長の時間を経理業務で費やすのもったいなくないですか?経理業務のために社員を雇うと、人件費がかかりますよ?不慣れな経理の知識を身につけるため、結局お金を使うことになりませんか?

わからないからと全て丸投げの社長!自社の状況きちんと把握できていますか?把握できるのはいつですか?丸投げすることで、余計な経費をかけていませんか?

じゃあどうすれば⁉︎と思うかもしれませんが、それぞれのメリットデメリットを考え、極端な自計化、極端な丸投げをやめてうまく組み合わせて自社にあった中間を探ることが、今後の中小企業経理のあり方なのかもしれない。そんなお話をしたいと思います。

自計化と記帳代行それぞれの不得意

冒頭でも触れましたが、自計化にも丸投げにもデメリットがあります。

自計化のデメリット
  • 時間を使う
  • 採用、教育に労力がかかる
  • 結局お金がかかることも
丸投げのデメリット
  • 経営者が状況を把握しない
  • 経営状況の把握に時間がかかる
  • 社内にノウハウが蓄積しない
  • お金がかかる

他にもいろいろあるかと思いますが、一長一短であることは確かでしょう。

今までは、それぞれのメリットデメリットを踏まえて、どちらかを選んでいたのではないでしょうか。
しかし、社内で行うほうがいい業務と外注したほうがいい業務を切り分け、いいとこ取りすることが一番最適な方法なんじゃないかと私は考えます。

まずは経理業務の全体像を把握することから

いいとこ取りをするためにも、まずは経理業務の全体像を考えます。
記帳業務を考えてみるとよく課題に上がるのが情報(データ)収集の部分になるのではないかと思います。

  • 現金出納帳
  • 領収書
  • 預金通帳
  • 売上データ
  • 仕入れデータ
  • 取引先から送られてくる請求書
    etc…

記帳を行うためにはその前の事業活動とのつながりを理解しておく必要があります。

売上を計上する作業の前後をざっくりと考えてみただけで

  1. セールス
  2. 商品提供(納品書)
  3. 請求書発行
  4. 売上(売掛金)計上
  5. 売掛金の回収

というプロセスが出てきます

この時、記帳するのは最後の二つ4と5のみで他は記帳とは直接結びつかない業務ということになります。

社内人材と外注先、そしてもう一つ『システム』も活用する

冒頭からずっと社内でやるか、社外に任せるかという話をしていましたが、実はもう一つ活用できるモノ?があります。それがシステムです。

例えば先ほどの売上の例で言うと

【1.セールス、2.商品を提供して納品書を発行する】までは社内の営業にやってもらうとしましょう。

【3.請求書の発行】は販売管理システムの得意分野です。作成した納品書を自動的に集計し月まとめの請求書を自動作成してくれます。『請求書発行ボタンを押す』や『作成された請求書をチェックする』という業務はあるでしょうが、社内の事務員で行うとスムーズに業務が進められそうです。

【4.売上(売掛金)計上】これもシステムが得意な分野です。請求書を発行することで自動的に会計ソフトに『売掛金/売上』という仕訳を登録してくれます。ここで人のやる作業は一切ありません。

【5.売掛金の回収】銀行振り込みで回収していて、会計ソフトとネットバンキングを連携していた場合、発行した請求書の取引先と入金のあった取引先とを自動で照合し会計ソフトが売掛金の回収ではないかと自動提案してくれます。あとは間違い無いかを確認して、OKボタンを押すだけ!

いかがでしょうか。システムの活用で自動化できる部分は結構あります。

この例だと外注する部分が見え難かったですが、システムが活用しにくい分野やシステムが自動で記帳を行ってくれる設定や準備を行うことも外注先の得意分野と言えるかなと。

全体像を把握し、得意で役割分担すれば、業務はもっと軽くなる

システム、社内、社外の得意分野に注目して業務の役割分担を行うことで、自計化でも丸投げな記帳代行でもない中間を探り、社内に落とし込んでいく。そうすることで記帳(経理)の業務負担は軽くなるんじゃないかと思います。

ただ一気にやろうとは思わず、一つ一つステップを踏んで行うことが重要かなと。

  1. 取引から記帳までの流れ(全体像)を整理する
  2. 適切なシステムを選定する
  3. システム、社内、社外の適切な役割分担を決める
  4. 導入、実践

また、これが正解という役割分担があるわけではなく、自社の状況に合わせて調整していくことが重要です。その自社の状況は変化していくので、定期的な見直しが必要になるでしょう。